時間を決めないということは、終われないということ。
先週とはうってかわって気持ちいい青空です。まだ残った雪がちらほらのこる近く公園に家族４人ででかけました。ふとわたしが雪玉でピッチングフォームの練習をしていたら、うしろに来た１歳長男。最近なんでもまねをしたがります。しかしながら今回は雪が固くてうまくボールにすることができなかったようです。かわりに気合の入った掛け声とともにシャドウピッチングに精を出しておりました。
さて、今日はわたしが職場に復帰してからトレーニングしていることについてのお話です。
それは＜どうすればタスクに忙殺されないか＞ということです。タスクに追われてデスクとココロがごちゃごちゃになることはもう勘弁願いたい‼とはいえ、１０年目にもなればタスクは毎日湯水のように湧いてきます。さらに成果も出さねばならないプレッシャーが当然つきまといます。そんな状況ではマイナスな感情も起こりやすくなるでしょう。それらをまとめて一掃する必殺技はないものか…。探し回った末、たどり着いたのは、＜タスクごとにやる時間を決めること＞でした。
なにを今さらあたりまえのことを！と私自身おもいます。ただ同時に、本当に自分のものにできている？とつっこんできかれるとどうでしょうか。自信をもってYESといえますか？私は無意識に効果を発揮し続けている“技能”レベルにまで落とし込めていませんでした。できていたのは調子がうまくいっていたときだけです。真価が試されるのはうまくいっていないときです。小さなほころびがふとした拍子に大炎上しないためにも、たまにメンテナンスがてらチェックすると新たな発見があるかもしれませんね。
さて話を戻します。必殺技はタスクごとにやる時間を決めること。
その効果をひとことでいうと、迷いがなくなり気持ちが前向きになることです。
1つめは、タスクを自分の管理下に置くことができるからです。、完了までの工順、かかる時間、集める情報といったゴールまでの具体的な道のりが時間内で実際にやってみることで決まります。そうなれば実質半分以上は終わったようなもの。あとは実行するのみ。まずは時間の枠をスケジュール管理ツールに明記しましょう。そうすれば、いつでもゴールが見えている状態をキープすることができます。ゴールが見えていれば焦ることはなくなり、モチベーションが安定します。
2つめは、時間を決めない/決めるの決定的な違いとして、減点方式から加点方式に考え方がかわることです。時間を決めるということは、制限を設けることです。それは言いかえれば、限られた時間でいくらポイントを積めるかということになります。いっぽう時間を決めないということは制限がありません。いくら時間をかけてもよい反面「１００点のものをつくらなければ…、」と無意識にはりつめてしまうケースが多いのではないでしょうか。まじめに一生懸命な人ほど陥りやすい、しかも依頼してきた相手に負い目などあればなおさらかもしれまん。しかし、タスクは学校のテストではありません。1つの解がきまっていない内容で満点をとることは、こちらで採点ができないので不可能です。つまり時間を決めないということは、どこまでやればいいかわからないため終われないということです。
それになんとなく得点は減っていくより増えていくほうが感覚的にひっかかりがないですよね。加点方式ですからひらめきやアイデアも得点にプラスされるかもしれない、そう思うとだんだん楽しくなってくるというゲーム性も生まれます。なにより最初から１００点満点を背負い、ミスのプレッシャーが常につきまとうというのは達成が不可能に近い、あまりに気が重すぎる話です。
では実際やってみた事例を紹介します。
・タスク： 客先ごとのマニュアルを作成しなければならない。合計4社。
・時間を決める： まず1社作成に着手。火曜日 9:00～9:45(45分間)作業時間、9:45～9:50(5分間)次回スケジュール修正。
・実行/結果： 45分でおおよそ50％の完了率。実際の必要時間は90分程と判明。本日の作業終了。
・次回スケジュール修正： 翌週の火曜日に続きの45分を枠取り。同様の仕事は90分を見積。次回目標80分とし、Excelの引用作成を時短策として実験活用してみる。
また、こんなときはこうした事例も紹介します。
・急ぎの仕事が舞い込んだ…。 → そちらを優先。ただし取りかかる前に必ず振替枠取りを実施。
・作業終了時間を進捗にかかわらず決めることに抵抗感…。 → やってみるとすくならかず前に進んだことと見通しができたことによる達成感と安心感が得れます。時間をきめることへの印象変化は回数の問題かと思います。
・枠取り時間に全然終わらない…。 → 初回着手は完了計画の時間見積りのため。やったことに意味がありと納得。
・見積もった結果、期限内に終わらない見込み…。 → 人に協力を依頼。実際に手を付けたあとなので依頼内容は把握できておりすんなり伝達。
実際にやってみた感想はこんな感じです。
・取捨選択のスピードと精度（腹落ち感）が徐々に増していく。
・全体が見えているので、その日の自分のコンディションと相談して力の入れ具合を調整できる。
・焦りやプレッシャーから解放され気持ちが疲弊しにくくなる。
・直接関係ないことがタスクのヒントになって、それを試してみたいとおもうことが増える。
社会人になって1年目、初めての上司からいただいた手紙にはこうあります。
“（抜粋）…スピードを意識してほしいと考えています。緊急性の低い商談では、得意先がのってくるかどうかはあなたにスピード感があるか、言い換えるといざという時に頼りになるかもしれないといったところだと思います。(中略)…自己の成長についてですが、幅広い知識は自然と身に付きます。逆に時間と比例しない部分、例えば、仕事を後回しにせず前に倒す癖、疑問点を早く究明する癖といった癖（習慣）を身に付けていってください。時間は無常です。物事を決めつけず、周りを利用して味方にしていってください。そうすれば自然と道は開けます。”
その方は会社でわたしが知るだれよりもタスクのスピードが早い人です。＜仕事の質をあげるのは、かけた時間の長さではなくスピードをあげることだ＞というのがその方の教えです。
この記事を書こうと決めたとき、ちいさい頃に好きだったウルトラマンを思い出しました。いま思えば、ウルトラマンは3分間しか戦わない、だからかっこいいのです。勝っても負けてもその雄姿に幼少のわたしはなんども心をうごかされていました。また一度負けても相手を分析して再戦し、最後にはかならずウルトラマンは敵をたおしてくれました。
やろうと思ったその日がが吉日です、となにかを思いついたときはそう唱えるようにしています。また都合がいいことにもわるいことにも、等しく自分の心には素直でいることが無理のない前向きな行動を後押ししてくれます。
最後に余談ですがこの3連休のお話です。数か月ぶりににイカ釣りに行きました。ヤリイカです。5時間ねばってヒットは１回のみ、それも１投目着水のわずか5秒後です。そこからはぱったり…。片道2時間、もっとたくさん釣りたかったのですが、非情にもあらかじめきめていた終わりの時間はおとずれます。そのときに「まぁ、いっか」とおもえることが、きっと楽しい終わりかたの秘訣です。
指先を刺すほどの冷えた空気は、つめたさの分だけ暗闇で放つ星の輝きを力強くします。しずけさにみちた海をあとにしながら、そんな満点の空を見上げた夜釣りでした。
今日もお付き合いありがとうございます。
ではまた。
